Les logiciels de gestion de la formation en entreprise tels que nous les connaissons sont-ils toujours adaptés ?

S’il existe un secteur où les bouleversements s’annoncent conséquents, c’est bien celui du monde de la formation et plus largement du travail. Dans les années à venir, la réforme de la formation professionnelle,  comme l’évolution des modes de travail et la généralisation des nouveaux usages portés par la révolution numérique, vont transformer radicalement les métiers tels que nous les connaissons.
D’ailleurs, ces nouvelles technologies numériques accompagnent-elles vraiment les responsables RH et Formation en entreprise dans la gestion des talents et l’anticipation des besoins en compétences ? Est-ce que leurs logiciels ou outils bureautiques les aident à optimiser les capacités d’apprentissage, à suivre la progression pédagogique et à s’adapter aux nouveaux usages mobiles où l’immédiateté est devenue la norme en matière de services ?

Nous avons souhaité faire un point sur ces nouvelles tendances qui façonnent les logiciels de gestion de la formation afin de vous offrir toutes les clés pour choisir la solution adéquate, celle qui vous aidera à répondre à ces nouveaux enjeux.

À l’ère de l’économie de la connaissance, les compétences des collaborateurs sont devenues un enjeu stratégique majeur pour les entreprises. L’avenir de ces dernières dépend désormais de leur capacité à cartographier et à développer les premières pour qu’elles contribuent réellement à leur croissance. Dans ces conditions, comment donner accès à la bonne formation, à la bonne personne et au bon moment ? Le travail n’est pas simple pour les Directions de la Formation, d’autant plus lorsque de multiples tâches administratives chronophages viennent s’ajouter à leurs missions principales…

Le premier défi consiste à réorienter davantage l’activité de la Direction de la Formation sur le développement des compétences  afin de répondre à la fois aux stratégies de développement de l’entreprise et aux attentes des salariés, qui sont libres désormais d’utiliser leur CPF comme bon leur semble.

Pour soulager les équipes Formation des tâches non-essentielles, il faut être en mesure de les dématérialiser et de les automatiser au maximum : processus d’inscription, de planification et de diffusion d’informations, recueil et gestion des questionnaires d’évaluation, production des attestations de formation, etc. En se libérant du temps, les responsables de la formation pourront se consacrer davantage au suivi du plan de développement des compétences et aux nouvelles obligations liées à la réforme.

Pour cela, il est indispensable de se doter d’un logiciel de gestion de la formation qui soit plus qu’un simple assistant administratif. Il doit se positionner comme une véritable plateforme de services partagés autour de laquelle gravitera toute l’activité Formation de l’entreprise. L’objectif ? Optimiser l’organisation, réduire les coûts et diffuser la bonne formation au bon collaborateur afin de contribuer au développement des talents.

Tous les éditeurs de solutions logicielles de gestion de la formation ont été impactés par cette nouvelle dimension de création de services partagés et les conséquences de la réforme de la formation professionnelle. Voici donc les 7 tendances de fond qui influencent aujourd’hui le choix d’un logiciel de gestion de la formation.

La formation, au sein de l’entreprise, ne doit plus être perçue comme une obligation légale mais comme une véritable opportunité « business ». En s’appuyant sur la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) au sein de l’organisation, le logiciel de gestion de la formation doit vous aider concrètement à :

• Identifier plus précisément les besoins en formation des métiers,
• Anticiper les besoins futurs de formations et compétences à moyen et long terme,
• Repérer les talents et les « hauts potentiels »,

Une tendance de fond inéluctable est à la simplification des outils de formation au service d’une meilleure expérience utilisateur. Les logiciels doivent proposer des ergonomies pensées pour l’utilisateur final, qui n’est pas forcément expert, et qui doit trouver rapidement les fonctionnalités dont il a besoin (télécharger sa convocation, lire l’historique de ses formations…). Proposer des services partagés impose en effet que l’ensemble des collaborateurs « clients » de la formation puisse utiliser un portail self-service, accessible partout et sur tout support, notamment le mobile, sans forcément suivre une formation préalable. Le logiciel de gestion de la formation doit avant tout être un outil « User-Friendly ».

Une autre conséquence importante de ces changements est la nécessité pour les équipes Formation d’agir avec davantage de transparence. En mettant à disposition une plateforme de services partagés, les entreprises vont diffuser un grand nombre d’informations à l’ensemble des collaborateurs et partenaires dans une logique « d’entreprise de formation étendue ». Il n’y a plus le droit à l’erreur : précision et constante mise à jour des informations sont nécessaires si l’on souhaite éviter de saturer la Direction de la Formation d’appels et de questions. Le logiciel de gestion de la formation doit permettre aux équipes Formation de communiquer la bonne information, actualisée, au bon moment et aux bons interlocuteurs. Grâce à lui, les collaborateurs formés doivent pouvoir partager à leur tour de l’information, notamment les contenus d’apprentissage reçus. Ce faisant, ils transmettent plus largement leurs nouvelles connaissances…

C’est une des clés de la réussite d’un plan de développement des compétences aujourd’hui : suivre les indicateurs de rationalisation des coûts, contrôler le budget et vérifier l’impact de la formation sur le développement des compétences de l’ensemble des collaborateurs. Mais ce n’est pas toujours évident de piloter efficacement ce qui est considéré comme le 2^ème budget RH après la paie. Les nouvelles approches dans les outils permettent d’avoir une vue à 360° sur l’ensemble des dépenses et de bénéficier d’indicateurs d’aide à la décision dans une logique de mesure du retour sur investissement.

Les logiciels de gestion de la formation collectent des données toujours plus importantes en volume et en qualité : fichiers joints, descriptifs échangés entre différentes plateformes et à grande échelle dans les grands groupes. L’interconnexion interne/externe participe à ce phénomène, notamment avec les outils de LMS (Learning Management System). Pour exploiter au mieux ces données, les logiciels de gestion de la formation doivent proposer des fonctionnalités de recherche enrichies et faciliter la création de requêtes.

L’employabilité des travailleurs est un des points clés de la réforme de la formation. Les logiciels doivent donc permettre de mieux suivre la traçabilité des parcours, des entretiens annuels et professionnels jusqu’à la certification des collaborateurs, afin d’apprécier réellement l’impact de la formation sur l’entreprise. L’outil doit aider concrètement les équipes Formation à passer d’une logique de suivi de formation à celle de suivi de parcours de carrières.

Dernière tendance et non la moindre qui va de pair avec les changements de fond opérés dans le monde de la formation et le rythme parfois effréné des nouvelles réglementations : le logiciel de gestion de la formation doit décharger, autant que possible, les équipes Formation de la veille réglementaire et du respect de la législation en vigueur en alertant par exemple sur les prochaines échéances des entretiens obligatoires par rapport au nombre de formations obligatoires suivies, etc.

Pour bien choisir le logiciel de gestion de la formation qui répondra à ces tendances et saura vous accompagner dans la durée, il faut évidemment vérifier sa dimension technologique et lister les fonctionnalités essentielles tout en gardant en tête 3 éléments fondamentaux :

• Que la compétition se joue aujourd’hui sur l’orientation par compétences et leur actualisation constante.
• Qu’attirer de nouveaux talents et les retenir demandera d’être de plus en plus exigeant sur ses propres niveaux de qualité.
• Que le changement des métiers, des connaissances et des technologies continuera à évoluer.

L’objectif est donc de choisir une solution logicielle agile, évolutive et ouverte à tous. En effet, les fonctionnalités clés du logiciel devront être étudiées au regard de toutes les parties prenantes de la formation au sein de l’entreprise – collaborateurs, clients, partenaires voire fournisseurs. Comme nous l’évoquions précédemment, l’objectif est centré sur l’approche « d’entreprise étendue » : tous les membres de l’écosystème de l’entreprise peuvent à un moment ou un autre bénéficier d’un échange de compétences par le biais de la formation si cela permet de mieux soutenir la performance globale de l’organisation.

Au sein de la Direction RH, les collaborateurs en charge de la formation seront bien entendu les premiers utilisateurs de la plateforme. Les fonctionnalités spécifiques à la formation doivent tout d’abord automatiser les tâches à moindre valeur ajoutée mais, surtout, assister l’équipe dans celles qui seront plus créatrices de valeur comme repérer efficacement les talents et organiser tout le SIRH autour du développement des compétences.

Voici la liste des principales fonctionnalités requises :

• Gestion administrative: suivi des dossiers, relation avec les financeurs, relation avec les organismes de formation, accompagnement des apprenants, échanges de documents.
• Gestion budgétaire : l’outil doit permettre de gérer les ressources et leur mutualisation financière et/ou pédagogique, ainsi que de mesurer et contrôler les coûts de formation pour mieux piloter le centre de formation interne.
• Gestion de la conformité: veille réglementaire et suivi des formations obligatoires.
• Gestion de l’offre de formation: prospection des nouveaux prestataires, tenue et évolution du catalogue de formation, organisation du partage des compétences interne. Il est important d’adapter plus facilement les formations aux besoins de l’entreprise et d’en faciliter la diffusion.
• Gestion des parcours de carrières: suivi des entretiens professionnels, cartographie des compétences, recueils des besoins, identification des besoins futurs de l’entreprise.

De leur côté, les collaborateurs vont pouvoir accéder à un nouvel outil centralisant tout ce dont ils peuvent avoir besoin concernant leur parcours formation au sein de l’organisation et leur montée en compétences :

• Exprimer leur besoin de formation,
• Accéder au catalogue des formations disponibles,
• Recevoir des suggestions personnalisées pour donner suite aux souhaits exprimés en entretien,
• Concevoir en concertation avec leur manager leur parcours, en fonction de leurs envies, de leur profil et de leurs contraintes,
• Fournir un feedback sur les formations reçues, voire partager leurs propres connaissances avec leurs collègues.

La dimension intuitive et conviviale du portail en libre-service pour les collaborateurs sera alors primordiale.

Les managers vont ainsi partager avec les collaborateurs une solution les aidant à améliorer la gestion des compétences au sein de leur équipe. Pour cela, les fonctionnalités du logiciel de gestion de la formation apporteront de nombreuses possibilités :

• Identifier les points forts, les expertises et les besoins de formation des membres de l’équipe,
• Prescrire des formations disponibles dans le catalogue de formations de l’entreprise,
• Partager davantage d’informations à valeur ajoutée avec le service Formation et plus largement la Direction RH,
• Planifier et gérer les temps de formation, en fonction du planning de l’équipe,
• Évaluer l’efficacité des formations via des indicateurs de performance pertinents et actualisés directement dans une seule solution.

Le logiciel de gestion de la formation doit enfin apporter de vraies réponses aux défis du pilotage du développement des compétences pour l’équipe dirigeante grâce à sa dimension à la fois opérationnelle et stratégique puisqu’il permettra de :

• Suivre le plan de développement des compétences, depuis l’évaluation des besoins jusqu’à sa mise en œuvre concrète.
• Évaluer l’impact global des formations dans la durée et mesurer leur retour sur investissement.
• Produire en continu les statistiques, indicateurs et analyses prédictives permettant de piloter le plus finement possible la stratégie de gestion des talents.

Plus qu’un outil de gestion, le logiciel de gestion de la formation est un véritable outil de transformation des organisations ! Afin de gérer au mieux la formation, il ne suffit pas de se doter d’un logiciel performant aux multiples fonctionnalités, il faut avant tout qu’il contribue à ce que la formation soit réellement créatrice de valeur pour l’entreprise. Et c’est là l’aspect le plus fondamental d’un logiciel de gestion de la formation.

Après avoir listé les fonctionnalités clés, comparé toutes les offres de gestion de la formation et choisi la bonne solution, il reste à garantir le succès du projet de mise en œuvre. En effet, pour atteindre tous les objectifs attendus, le projet de déploiement du logiciel doit être organisé et maîtrisé. Voici, pour conclure, les étapes essentielles à suivre…

Il est essentiel de définir en amont les grandes lignes du projet : à quels besoins et objectifs stratégiques l’outil doit-il répondre ? S’agit-il de piloter la politique de développement des compétences ? De soulager les équipes Formation en leur facilitant toutes les tâches liées à l’administratif ? Une fois ces grandes orientations validées, un cahier des charges détaillé pourra être élaboré. En effet, trop souvent, les projets « oublient » en cours de route leurs véritables raisons d’être, qui doivent pourtant demeurer le fil conducteur du déploiement.

Une fois les grands objectifs posés, il est temps de constituer l’équipe qui va porter le projet. Les bonnes pratiques consistent alors à impliquer un sponsor de la Direction RH. Le but de l’équipe, outre de mener à bien le déploiement du logiciel en interne, est de susciter l’adhésion et de créer une synergie commune autour de la nouvelle façon de travailler avec le logiciel. Il faudra dès lors anticiper les réticences au changement et les freins à son utilisation. L’équipe choisie devra être aussi performante en gestion de projet qu’en communication interne pour y parvenir…

La plateforme de gestion de la formation va concerner tous les membres de l’entreprise. Plus tôt les collaborateurs seront sollicités dans le cadre du projet – si possible dès sa genèse et le choix du logiciel – mieux ils l’accueilleront au moment du déploiement. De plus, leur implication permettra d’avoir une vue précise des fonctionnalités essentielles et surtout de celles qui seront le plus créatrices de valeur.

Les systèmes d’information de ressources humaines (SIRH) sont de plus en plus composés de nombreuses solutions : gestion de la paie, notes de frais, congés, LMS, etc. Le logiciel de gestion de la formation sera nécessairement interfacé avec d’autres outils afin d’éviter les saisies en double (et les potentielles erreurs qui vont avec) et il est important de s’assurer en amont de ses capacités techniques d’échanges de données selon des formats modernes tels que les web services par exemple.

Enfin, comme dans toute gestion de projet, il est important d’évaluer régulièrement l’impact du nouveau logiciel sur les procédures en place dans un souci d’accompagnement au changement auprès des équipes. Identifier les changements et les faire accepter par les équipes est en effet primordial pour réussir le déploiement de son logiciel de gestion de la formation.

Tous les utilisateurs auront certainement vent du projet, qu’ils soient sollicités directement ou pas. Il faut donc les maintenir informés de son avancement et les sensibiliser au fonctionnement et à l’utilité de la plateforme. Et bien entendu, des formations à l’utilisation du logiciel devront être organisées en fonction des groupes d’utilisateurs et de leurs cas d’usage.