Logiciel de gestion des entretiens professionnels pour DRH

Pour y voir clair dans la réforme : les nouvelles obligations de l’employeur sur les entretiens professionnels et le bilan à 6 ans

Avec la loi n° 2014-288 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale publiée le 6 mars 2014, les entretiens professionnels sont devenus obligatoires tous les 2 ans. Ce dispositif vise à renforcer les obligations de l’entreprise sur le maintien de l’employabilité de ses salariés.

La nouvelle loi de 2018 sur la réforme de la formation professionnelle vient confirmer l’importance de la formation et du développement des compétences. Elle repositionne également les entretiens professionnels et le bilan à 6 ans au 1er plan. S’il s’agit d’une véritable opportunité de création de valeur à long terme pour les entreprises, cela entraîne également de fortes contraintes et de vraies obligations qui renforcent la nécessité de s’équiper d’un logiciel de gestion des entretiens professionnels parfaitement adapté.

Voyons pourquoi…

Le cadre légal : des entretiens professionnels désormais associés à de fortes sanctions

Avec le renforcement des sanctions, le mode de prise en compte des entretiens professionnels par l’employeur change en 2019. Si certaines entreprises forment au-delà des obligations légales (1,6% de la masse salariale), le législateur a pris conscience que la réforme de 2014 pouvait désengager en partie l’employeur de ses obligations de dépense. Il a donc simplifié les critères déclenchant la sanction mais en a augmenté les montants.

Concrètement, fin 2020, les collaborateurs présents dans l’entreprise depuis 2014 devront avoir bénéficié d’au moins 3 entretiens professionnels et d’une formation non obligatoire. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise devra déclarer qu’elle n’a pas respectée ses obligations et abonder le CPF de chaque salarié concerné de 3.000 €. Si elle ne le fait pas, l’abondement sera majoré à 6.000 € en cas de contrôle.

Le logiciel de gestion des entretiens professionnels doit donc alerter sur le respect des échéances afin de garantir votre conformité légale.

LA FICHE PRATIQUE POUR Y VOIR PLUS CLAIR : ENTRETIENS PROFESSIONNELS ET BILAN A 6 ANS

Pour être sûr de maîtriser les nouvelles obligations et faire des entretiens professionnels un accélérateur de développement des compétences dans votre entreprise,

Fiche pratique RH entretiens professionnels bilan

Ne pas confondre entretiens professionnels et entretiens annuels

Point important, les entretiens professionnels ne se substituent pas aux entretiens annuels.

  • Les entretiens annuels, organisés une fois par an, permettre d’évaluer le travail du collaborateur sur l’année écoulée, de mesurer l’atteinte de ses objectifs et de fixer le lettre de mission pour l’année à venir.
  • Les entretiens professionnels, organisés tous les 2 ans, constituent un moment privilégié où l’entreprise montre qu’elle s’occupe de l’évolution professionnelle du salarié en l’aidant à s’approprier son projet de carrière. Ils doivent se concentrer sur le développement des compétences pour faire converger les objectifs du collaborateur avec ceux de l’entreprise.

Les 2 entretiens peuvent néanmoins être faits au même moment et représenter 2 temps différents dans une seule réunion. Ils doivent malgré tout être distingués dans le logiciel car les entretiens professionnels ont leur propre cadre et formalisme, de la convocation à la réalisation (synthèse de l’évaluation des compétences, perspectives d’évolution et plans d’actions pour y parvenir…).

Des entretiens professionnels centrés sur la redéfinition de l’action de formation

Les entretiens professionnels sont donc étroitement liés à l’élaboration du plan de développement des compétences.  Ils permettent de collecter les besoins de formation des collaborateurs pour les 2 années à venir. Attention, il faut également intégrer au plan la nouvelle définition de l’action de formation et notamment :

  • Les actions de formation obligatoires qui conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction en application des dispositions légales et réglementaires, et qui sont rémunérées sur le temps de travail.
  • Les actions de formation non obligatoires, qui peuvent prendre des formes diverses (MOOC, coaching, présentiel, elearning, interne…), mais qui rentrent désormais dans le cadre des obligations légales de l’employeur avec la réforme de 2018…

En effet, le bilan à 6 ans prévoit que chaque salarié doit avoir bénéficié d’au moins une formation non obligatoire sous peine de devoir abonder son CPF. L’entreprise doit ainsi prouver qu’elle a bien contribué à la formation du salarié sur quelque chose qui n’était pas obligatoire mais inscrit dans son projet professionnel.

La réforme de 2018 modifie donc la définition de l’action de formation pour les entreprises afin qu’elle se rapproche davantage du développement des compétences de la personne.

Les enjeux liés à l’utilisation d’un logiciel pour gérer les entretiens professionnels

Que l’on parle d’entretiens professionnels, d’entretiens annuels ou d’évaluation des salariés, le 1er enjeu du logiciel doit être de fluidifier les processus d’organisation et de traitement pour l’équipe RH contribuant ainsi activement au respect des obligations.

Gagner du temps grâce au logiciel

Les campagnes d’entretiens imposent de nombreuses tâches administratives : préparation des informations, envoi des convocations, traçabilité de l’historique des échanges et archivage des documents de preuve. Il est donc essentiel que le logiciel intègre votre processus de gestion pour l’automatiser et ainsi gagner du temps.

Il est également important de pouvoir enregistrer les demandes de formation pour les consolider et ainsi faciliter l’élaboration du plan de développement des compétences. Coupler le logiciel de gestion des entretiens et de gestion du plan de développement des compétences sera un atout majeur pour optimiser les processus RH et éviter l’éparpillement ou la perte des informations, les ressaisies, incohérences et erreurs.

Planifier et être alerté des échéances

La planification des entretiens professionnels doit faire l’objet d’un suivi rigoureux par la direction RH. Elle conditionne pour beaucoup le respect des obligations vues précédemment. Le logiciel des gestion des entretiens professionnels doit faciliter la planification, proposer des états de contrôles et des alertes en fonction des échéances à venir. Par exemple, il faut pouvoir détecter rapidement que d’ici fin 2020, « il reste X personnes qui n’ont pas eu de formation non obligatoire depuis 6 ans et X personnes qui n’ont pas encore eu leur 3ème entretien professionnel ».

Accéder à des indicateurs de pilotage

Le logiciel de suivi des entretiens professionnels doit enfin devenir un outil d’évaluation de la performance de l’entreprise. Les indicateurs doivent mesurer l’alignement de sa stratégie de développement avec l’évolution des compétences de ses salariés et donc ses capacités de mise en œuvre opérationnelle.

Il n’est plus seulement question de suivre la réalisation du plan de formation dans le logiciel mais bien d’accéder à des outils de pilotage et de reporting RH pour vous aider dans vos prises de décision.