L’école d’ingénieurs Purpan fortifie sa démarche qualité avec alcuin

Un logiciel adapté à l’enseignement supérieur doit pouvoir gérer l’ensemble des activités administratives et pédagogiques de l’établissement de manière intégrée car il est positionné au cœur du système d’information des écoles.

Découvrez ainsi le retour d’expérience de l’école d’ingénieurs Purpan qui a profité de la mise en place de notre solution alcuin pour simplifier, fiabiliser et améliorer ses processus administratifs.

Confrontée au vieillissement de son système d’information – un développement spécifique, limité sur le plan fonctionnel – l’école d’ingénieurs de Purpan, à Toulouse, décide, en 2012, de le remplacer par un système moderne en mesure d’accompagner son développement.

« Nous avions besoin d’un véritable ERP adapté à une école d’ingénieurs, capable de gérer l’ensemble de nos activités de manière intégrée : la formation, mais aussi les fonctions administratives et de gestion, les relations avec les entreprises et les intervenants extérieurs, les échanges internationaux et la communication avec les étudiants», déclare Didier Kleiber, directeur des études.

L’école forme des ingénieurs généralistes en cinq ans, dans les secteurs des sciences du vivant, de l’agriculture, de l’agroalimentaire, du marketing et du management. Elle est fortement tournée vers l’international et noue des relations étroites avec un réseau national d’entreprises.

À la fin de 2012, l’école fait le choix de la solution alcuin, qui répond au cahier des charges technique : « Nous voulions une solution hébergée, compatible avec l’environnement Microsoft, explique Jean-Louis Monlon-Borrel, responsable informatique. Et la proposition d’alcuin de nous accompagner tout au long du projet, notamment lors de la phase de remise à plat et de standardisation de nos processus, nous a convaincus. »

Profitant du déploiement du nouveau système, l’école décide, en effet, de revoir ses processus pour les optimiser et les adapter à l’outil. Le travail est contraignant mais, engagée dans une démarche qualité ISO 9001, l’école y voit une opportunité d’améliorer son fonctionnement. « Nos processus sont aujourd’hui plus simples, plus fiables et optimisés. Notre démarche qualité a progressé », observe Didier Kleiber, directeur des études. Le système permet, en particulier, à tous les acteurs de l’école – enseignants, administratifs, étudiants, intervenants, entreprises partenaires, etc. – d’accéder en temps réel aux informations qui les concernent. La communication a gagné en fluidité, et les collaborateurs, en efficacité.

Le système est opérationnel depuis la rentrée 2013. Des évolutions sont d’ores et déjà prévues pour gérer de manière plus rationnelle l’ensemble des projets tutorés, sur lesquels s’appuie la pédagogie de l’école.

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