Quels sont les points clés pour réussir la digitalisation des organismes de formation ?

Les centres de formation professionnelle sont mis à rude épreuve depuis le début de la crise sanitaire. La formation reste pourtant au cœur des préoccupations des dirigeants qui ont pris conscience qu’elle représente un facteur clé de succès pour s’adapter et préserver la performance de leur entreprise.

Pour pouvoir saisir cette opportunité, les centres de formation doivent néanmoins être en mesure de délivrer et de gérer leurs formations à distance. Or, de nombreux organismes se sont retrouvés « bloqués » au moment du confinement car ils ne disposaient pas des moyens nécessaires pour proposer des formations en ligne à leur client mais aussi pour mettre en place le télétravail au sein même de leur organisation. Ils n’avaient pas le système d’information adéquat pour assurer la continuité de leur activité.

Il est donc urgent d’accélérer la dématérialisation des formations en s’appuyant évidemment sur des plateformes d’e-learning et des solutions de visioconférence pour privilégier l’apprentissage via une classe virtuelle à distance. Mais pour réussir sa digitalisation et soutenir la reprise, il est aussi indispensable de penser à la dématérialisation de l’ensemble des processus administratifs, pédagogiques et financiers associés. Alors quels sont les points clés pour y parvenir ?

Digitaliser la formation avec une vision du marketing de l’offre

Tous les organismes de formation qui ont fait évoluer leur offre pour pouvoir dispenser leurs formations à distance peuvent le confirmer : digitaliser ses formations ne se fait pas en quelques clics. Évoluer vers du e-learning prend du temps et a de nombreux impacts en termes d’outils et de formats qu’il faut bien appréhender. C’est pourquoi il est important de commencer par prioriser les formations pour lesquelles des contenus peuvent être produits rapidement, celles qui se vendent le mieux ou celles qui répondent précisément aux attentes des entreprises. Une étude réalisée par l’Ifop pour Michael Page révélait d’ailleurs que seulement 54% des actifs jugent que l’accompagnement à la formation proposé par leur employeur est efficace. Ceci confirme que l’offre de formation reste encore trop souvent éloignée des réalités du terrain. C’est une véritable opportunité que les centres de formation doivent exploiter dans le cadre de leur digitalisation en s’assurant d’être en phase avec les attentes du marché.

De plus, la digitalisation est aussi l’occasion de revoir la structure de ses offres de formation. Il est aussi question de compatibilité avec Mon Compte Formation pour que les offres soient référencées sur le site et puissent ainsi toucher directement le marché des salariés en tant que « particuliers ».  Valoriser les programmes avec les bons mots-clés et les nouvelles méthodes pédagogiques pour générer de la demande nécessitera de travailler en adéquation avec les équipes commerciales et marketing. Tout comme le format Lhéo nécessitera de travailler avec le service informatique pour que les offres soient parfaitement compatibles avec ce langage harmonisé d’échange d’informations.

Ces adaptations sont également une opportunité d’innovation pour l’équipe pédagogique qui pourra mieux prendre en compte la tendance forte d’individualisation des formations. Les contraintes inhérentes à la digitalisation des offres de formation exigent en effet de ne pas concevoir des structures complexes mais plutôt de faciliter la commercialisation par blocs de compétences. Or, la réponse à cette attente forte de tous les acheteurs de formation restent encore perfectible. En effet, les outils historiques ne permettent pas toujours de réutiliser les composants d’une offre et de les associer facilement à d’autres cursus…

L’indispensable digitalisation de tous les processus au sein d’un outil unique

Réussir la digitalisation d’un centre de formation n’est pas qu’une question d’outils mais davantage un projet de transformation à l’échelle de l’entreprise. Ce projet doit viser à ce que tous les services fonctionnent mieux ensemble, et aussi à distance. La période de confinement nous a tous prouvé que ceux qui avaient un système d’information facilement accessible à distance et qui ont pu continuer à télétravailler du jour au lendemain ont clairement été favorisés.

Digitaliser, c’est donc mieux organiser ses processus tout au long de la chaîne :

1. L’ingénierie de l’offre de formation doit rendre l’offre attractive mais aussi parfaitement intégrée, de manière automatisée, avec tous les supports de diffusion : site internet (idéalement avec une dimension e-commerce pour l’achat en ligne), site Mon Compte Formation pour le CPF, etc.
2. L’offre de formation doit être facilement exploitable par l’équipe commerciale qui peut la vendre par bout(s) à ceux et celles qui souhaitent acquérir certaines compétences bien ciblées pour leur projet professionnel. Les fonctionnalités de devis et de commandes doivent être directement intégrées.
3. Ensuite, toute la logistique administrative doit être dématérialisée de telle sorte que les processus s’enchaînent de manière fluide entre toutes les parties prenantes : contractualisation, inscription, production des documents administratifs obligatoires, attestations de présence, certification d’acquisition des compétences, etc.

Sans oublier le dernier volet financier avec la facturation et la comptabilité.

Le gouvernement qui souhaite faire de la formation professionnelle un secteur d’excellence prévoit 300 millions d’euros dans son plan de relance (LIEN EXTERNE NOUVEL ONGLET https://www.latribune.fr/economie/france/quelles-mesures-pour-la-formation-dans-le-plan-de-relance-856268.html) pour aider les organismes de formation à davantage numériser leurs services, à se restructurer ou encore à améliorer leurs plateaux techniques.

Lorsqu’ils s’appuient pour cela sur le triptyque Structuration / Planification / Individualisation et qu’il est pleinement intégré au logiciel de gestion de la formation (LIEN https://www.alcuin.com/actualites-entreprises/dossier-complet-logiciel-gestion-formation/), cela leur permet de personnaliser plus rapidement leurs offres standard aux attentes des clients et c’est aussi une des clés du succès pour soutenir la reprise. alcuin est une des rares solutions du marché à le proposer…

La certification Qualiopi, un projet stratégique lié aussi à la digitalisation

Cette vision d’ensemble de la digitalisation où l’on s’organise mieux autour de processus dématérialisés afin d’améliorer l’efficacité de chacun simplifie également les remontées d’informations sur la qualité des formations délivrées. Cela facilite la certification Qualiopi, chantier éminemment stratégique pour 2021.

La certification Qualiopi, qui exploite le système qualité des 32 indicateurs du RNQ, est repoussée d’un an et ne sera finalement obligatoire qu’au 1^er janvier 2022 pour les organismes de formation qui bénéficient de fonds publics. Toutefois, l’audit initial peut être réalisé à distance sur dérogation jusqu’à fin 2020 et les certifications obtenues avant le 1^er janvier 2021 seront valables 4 ans au lieu de 3.

S’agissant d’un label qualité qui améliorera sans aucun doute l’attractivité des formations et auquel les financeurs sont déjà attentifs, les centres de formation ont tout intérêt à ne pas attendre pour l’obtenir et à faire en sorte que leur projet de digitalisation leur permettre d’engager une démarche d’amélioration continue de la qualité de la formation. Cela permettra aussi d’éviter les embouteillages fin 2021 lorsque tous les centres solliciteront simultanément les organismes certificateurs.

Enfin, chacun sait parfaitement que la digitalisation engendre des coûts financiers et humains conséquents pour transformer l’organisation. Des coûts qui ne sont pas simples à absorber pour les petites et moyennes structures malgré les subventions qui existent. C’est pourquoi cette crise et la nécessité d’une digitalisation plus rapide appellent à davantage de synergie entre les centres de formation pour qu’ils puissent créer des partenariats, mutualiser certains moyens voire se regrouper lorsque cela est possible. Atteindre une taille critique permet d’absorber le poids de cette transformation plus sereinement et de créer une offre plus riche sur le marché qui fera la différence.