Comment réussir l’audit de certification des organismes de formation ?

La démarche qualité mise en œuvre dans le cadre de la dernière réforme de la formation professionnelle s’accélère ! Les organismes certificateurs accrédités par le COFRAC sont listés sur le site du gouvernement et réalisent les audits en vue de la certification Qualiopi des organismes de formation professionnelle. Rappelons qu’à partir du 1^er janvier 2022, tous les organismes de formation professionnelle bénéficiant de financements par des fonds publics devront être certifiés selon le nouveau Référentiel National Qualité. Aussi, quels sont les retours et les conseils à suivre pour se préparer au mieux à cet audit ?

Les audits de certification sont basés sur les 7 critères principaux du Référentiel National Qualité (RNQ) :

1. Information du public sur les prestations, les délais d’accès et les résultats obtenus
2. Identification précise des objectifs des prestations proposées et leur adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception des actions
3. Adaptation des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation des bénéficiaires lors de la mise en œuvre des actions
4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
5. Qualification et développement des connaissances et des compétences des personnels internes et externes chargés de mettre en œuvre les prestations
6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel
7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

Par rapport à ces 7 critères, l’auditeur va contrôler l’organisme de formation en se basant sur les 32 indicateurs qualité du RNQ afin de vérifier s’ils sont bien pris en compte ou s’il y a des non-conformités. L’objectif est de s’assurer que toutes les actions de l’organisme de formation s’inscrivent dans la logique de développement des compétences et d’amélioration de l’employabilité des professionnels.

La durée de l’audit varie en fonction de la taille de l’organisme de formation déterminée par son chiffre d’affaires, les différentes catégories d’actions de formation, l’apprentissage mais aussi le nombre de sites :

Dans le cas des organismes de formation implantés sur plusieurs sites, l’audit de certification pourra porter sur l’ensemble des sites selon leur nombre ou sur un échantillonnage de sites, notamment si le système interne de suivi de la qualité est très centralisé. L’auditeur pourra décider lui-même quel(s) site(s) il souhaite contrôler. S’il identifie une non-conformité sur un site, l’organisme de formation devra déterminer si elle affecte uniquement ce site ou potentiellement d’autres sites…

Si les conclusions de l’audit sont satisfaisantes, la certification est délivrée pour trois ans. Un audit de surveillance sera ensuite réalisé entre le 14^ème et le 22^ème mois suivant la date d’obtention de la certification afin de s’assurer que le RNQ est toujours parfaitement appliqué. Il pourra être effectué à distance ou sur site.

Enfin, si l’organisme de formation souhaite ajouter par la suite une nouvelle catégorie d’actions à son offre, il devra solliciter à nouveau l’auditeur pour étendre sa certification.

Les organismes de formation professionnelle sont évidemment libres de choisir eux-mêmes l’auditeur avec qui ils souhaitent travailler mais l’audit de certification doit avant tout être considéré comme un vrai projet d’entreprise.

Si le référencement au Datadock avait pu être géré en « vase-clos », notamment par le service administratif, ce nouvel audit de certification concerne désormais tout le monde au sein de l’organisme de formation. Certains auditeurs demandent l’organigramme pour décider eux-mêmes des personnes qui seront interviewées, il est donc essentiel de préparer tous les collaborateurs pour qu’ils aient le bon niveau d’information et délivrent le bon message en les prévenant à l’avance et en planifiant une véritable formation interne sur le déroulé de l’audit.

Une des problématiques principales sur laquelle il faut s’assurer d’être prêt concerne les intervenants externes, indépendants ou prestataires. En effet, les indicateurs qualité du RNQ exigent de disposer des éléments de preuve tels que niveaux de compétences, habilitations… pour tous les intervenants externes afin de vérifier qu’ils soient bien aptes à délivrer les formations pour lesquelles ils interviennent. Or, apporter des éléments de preuve sur des personnes dont on ne maîtrise pas toujours les emplois du temps peut prendre plus de temps qu’en interne. Les organismes de formation ont tout intérêt à prioriser ce point dans leur rétroplanning afin de ne pas devoir tout gérer dans la précipitation à la dernière minute.

Pour vous préparer au mieux dès aujourd’hui et savoir précisément comment se déroule l’audit en vue de la nouvelle certification, n’hésitez pas à télécharger notre fiche pratique dédiée :

Quelle est la durée de l’audit si l’on est déjà référencé au Datadock ?

Il ne faut pas se tromper, les attentes du nouveau Référentiel National Qualité sont supérieures aux niveaux d’exigence des indicateurs du Datadock qui ont été revus et améliorés pour une plus grande transparence et une meilleure lisibilité des offres de formation, tant pour les financeurs que pour les apprenants. En revanche, les organismes de formation professionnelle pourront capitaliser sur l’expérience acquise lors de ce premier référencement et gagner du temps dans la préparation de l’audit. La durée de l’audit en tant que tel ne varie que si l’on possède déjà une certification ou un label qualité CNEFOP.

Le coût de l’audit varie évidemment selon sa durée finale ; à partir d’une journée pour les plus petits organismes à plusieurs jours pour des centres de formation plus importants. Un minimum d’environ 1.500€ HT est à prévoir (1.000€ pour l’audit initial puis 500€ pour l’audit de surveillance) jusqu’à plusieurs milliers d’euros. Mais les premiers retours confirment que c’est surtout le coût interne pour l’organisme de formation qu’il ne faut pas sous-estimer et qui peut être conséquent compte-tenu du temps de préparation à consacrer par les différentes équipes internes.

Ils sont nombreux et détaillés dans le Référentiel National Qualité. En revanche, si de nombreux documents existent déjà dans les organismes de formation (plaquettes de présentation des formations, plans détaillés des formations, rapports d’activités, questionnaire de satisfaction post-formation…), certains supports devront vraisemblablement être réorganisés et/ou remis en forme pour répondre aux nouveaux degrés d’exigence qualité et l’on retrouve par exemple :

• Les indicateurs de résultats (taux et causes des abandons, taux d’insertion dans l’emploi…).
• Les documents d’analyse des besoins du bénéficiaire (évaluations préalables à la formation, compte-rendu d’entretiens…).
• Les descriptifs des procédures pour le suivi constant des relations avec les entreprises et les stagiaires pour l’apprentissage.
• Etc.

Avant le terme des 3 ans suivant la date de certification, l’organisme de formation devra effectuer une demande de renouvellement de sa certification. L’audit de renouvellement aura lieu sur site et si toutes les conditions qualité sont toujours réunies, il donnera lieu à l’obtention d’une nouvelle certification valable 3 ans.

Il est donc important de préparer cette nouvelle certification au plus vite et d’initier une démarche d’amélioration permanente de la qualité avec un logiciel parfaitement adapté. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démonstration personnalisée de notre solution :