Nouvelle gestion des intervenants en vue de la certification Qualiopi

Pour tous les centres de formation qui préparent l’audit de certification Qualiopi, les nouvelles exigences en ce qui concerne la gestion des intervenants sont parfois complexes à mettre en œuvre.

En effet, le critère 5 du Référentiel National Qualité qui concerne « la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations » introduit de nouvelles exigences dignes d’un véritable système de management de la qualité. Bien que l’on ne soit pas au niveau des normes ISO, les organismes de formation ne sont pas tous préparés à cette nouvelle gestion des compétences de leurs intervenants selon leur maturité organisationnelle et leur niveau de sous-traitance auprès de personnels externes.

Ces changements suscitent donc de nombreuses interrogations et préoccupations dans tous les centres de formation  qui ont besoin de la certification Qualiopi pour continuer à bénéficier des financements publics et mutualisés et qui se demandent comment les prendre en compte de manière pragmatique et efficace ?

L’objectif ? Garantir la légitimité des intervenants qui délivrent les formations

Le critère 5 du RNQ met en lumière des pratiques qui n’étaient pas encore assez répandues dans tous les centres de formation. En effet, les indicateurs 21 et 22 imposent désormais d’évaluer les compétences des intervenants internes et externes puis de mettre en œuvre le plan de formation et de développement des compétences pour combler les éventuelles lacunes.

L’objectif est de garantir la légitimité des intervenants qui délivrent des prestations de formation, qu’ils soient salariés ou externes. Pour tous les centres de formation qui ne géraient pas leurs intervenants externes au même niveau que leurs salariés internes et ne faisaient pas d’évaluations des compétences par exemple, le changement peut être significatif.

L’indicateur 21 : le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations

Ce premier indicateur vise à vérifier qu’un référentiel des compétences requises pour réaliser chaque action de formation a bien été défini en amont en fonction des objectifs pédagogiques. Chaque intervenant doit avoir fait l’objet d’une évaluation par le centre de formation afin de vérifier son niveau de maîtrise. La vérification effectuée pendant l’audit de certification Qualiopi se fait par échantillonnage. Sachant que le non-respect (même partiel) de cet indicateur entraîne une non-conformité majeure, il est essentiel de s’y préparer au plus tôt.

L’indicateur 22 : le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivres

Les centres de formation doivent ensuite attester de l’existence d’un plan de développement des compétences pour l’ensemble de leurs intervenants internes et externes. La vérification de ce deuxième indicateur est effectuée lors de l’audit de surveillance pour s’assurer qu’une démarche de formation continue est bien mise œuvre afin de maintenir la légitimité des intervenants. Toutefois, l’auditeur ne se contente pas d’un examen documentaire du plan mais s’entretiendra directement avec des intervenants sur les dispositions prises pour entretenir et développer leurs compétences.

Si de nombreux organismes de formation n’avaient pas attendu la certification Qualiopi pour mettre en œuvre ces dispositifs qualité, cela en bouscule beaucoup d’autres, notamment ceux de taille plus modeste pour qui il est malgré tout essentiel de le faire.

La Fiche Pratique pour y voir clair : comment se préparer à la nouvelle certification ?

Afin de vous préparer au mieux dès aujourd’hui et savoir précisément comment se déroule l’audit en vue de la nouvelle certification, n’hésitez pas à télécharger notre fiche pratique

Fiche pratique : nouvelle certification des organismes de formation

Guide pratique de gestion RH de vos intervenants : le pragmatisme prévaut

Pour commencer, il faut revenir aux fondamentaux d’une bonne gestion des ressources humaines en centralisant le suivi des intervenants de votre organisme de formation. Cela permet que les compétences nécessaires soient clairement définies dès la création de l’offre de formation et de ses objectifs, et que le lien puisse être établi avec celles des intervenants. Les bonnes pratiques sont ensuite réparties en quatre étapes :

Cartographier le référentiel des compétences

Le premier travail est de commencer par référencer les compétences nécessaires. Leur cartographie doit permettre de relier les compétences aux domaines et actions de formation et de s’assurer que les intervenants aient individuellement toutes les compétences attendues.

Evaluer et constituer les dossiers des intervenants

Une fois établie, la cartographie facilite l’enrichissement des dossiers des intervenants : CV, publications, historiques des interventions, questionnaires d’évaluation de la satisfaction, etc. Le niveau de remplissage des dossiers permet alors d’identifier les lacunes à combler…

Définir le plan de développement des compétences nécessaire

L’analyse des questionnaires de satisfaction des formations et des lacunes identifiées dans les dossiers des intervenants permet de programmer leurs entretiens d’évaluation des compétences et de définir le plan nécessaire. Différentes actions pragmatiques peuvent être menées pour soutenir la réalisation du plan comme par exemple que les formateurs passent la certification CQP (Certificat de qualification professionnelle) ou que des binômes de deux intervenants soient mis en place dans une même formation.

Analyser l’impact et revoir les actions

Enfin, le critère 5 du RNQ vise clairement à créer une démarche d’amélioration continue et de pilotage constant du développement des compétences des intervenants. Il est donc important de vérifier l’impact des actions de professionnalisation sur l’évolution des enquêtes de satisfaction pour pouvoir en attester lors de l’audit de surveillance.

Des actions qui concourent à la professionnalisation des organismes de formation

L’expertise des intervenants devient un argument de vente à part entière. Pour les organismes qui pourront attester que l’action de formation est assurée par des intervenants reconnus dans leur domaine, cela deviendra même un argument d’excellence.

La réforme de la formation professionnelle et les critères 2 et 6 du nouveau Référentiel National Qualité poussent d’ailleurs les organismes de formation à adopter une démarche de vente plus proactive. Il est donc indispensable de mieux s’organiser pour que les résultats des enquêtes de satisfaction sur toutes les composantes de l’action de formation et la légitimité des intervenants deviennent des arguments aider à vendre.

C’est d’autant plus important que la certification Qualiopi ne suffira pas à différencier les offres de formation entre tous les organismes, c’est davantage un « tampon » indispensable mais qui ne suffira pas pour vendre car de nombreux organismes l’obtiendront, et aussi parce que l’acheteur de la formation a changé… En effet, les organismes qui ont toujours centré leurs démarches de vente dans un modèle B to B auprès des responsables de la formation en entreprise doivent désormais agir dans un environnement tripartite avec l’entreprise (B to B) et le stagiaire en direct (B to C), libre de consommer son CPF comme il l’entend. Définir des nouvelles stratégies commerciales et marketing pertinentes dans les organismes de formation doit donc être la priorité en 2020 et cela peut commencer par une meilleure valorisation de l’expertise de ses intervenants…