Le logiciel de gestion de la scolarité étant au cœur du système d’information des écoles, les établissements se posent souvent la question de savoir comment migrer leurs versions sans générer de perturbations pour les équipes administratives, pédagogiques et les étudiants ?

Découvrez ainsi le retour d’expérience des écoles Télécom EM et Télécom SudParis, les deux grandes écoles du regroupement Institut Mines Telecom, installées sur le même campus à Evry et qui utilisent désormais l’application alcuin v8. La migration s’est déroulée sans heurts malgré les nombreuses interfaces spécifiques développées autour de la solution.

Télécom SudParis et Télécom École de Management sont deux écoles clientes historiques d’alcuin. Depuis 2007, la solution alcuin gère, dans un seul ensemble, la scolarité des étudiants des deux écoles, de leur admission à l’obtention du diplôme, ainsi que la planification des cours, les choix d’options, etc. Les 2 écoles connaissent un développement important et Télécom EM vise le top 10 des écoles de management française.

Depuis février 2015, la version de la solution en production sur le campus est la 8.2, avec un passage à la version 8.3 prévu durant l’été. « Dans la v8, la gestion des annuaires devient plus souple et plus simple. La gestion des évaluations est facilitée par une présentation plus visuelle. La planification gagne en flexibilité », souligne Evelyne Le Roux, responsable du système d’information des deux écoles du campus.

Démarré en octobre 2014, le projet de migration de la v7 à la v8 s’est déroulé sans heurts. « Nous avons rencontré une seule difficulté et l’équipe services alcuin a été suffisamment réactive pour nous aider à la résoudre rapidement », observe Evelyne Le Roux.

Une migration douce, donc, malgré les nombreux développements maison effectués autour de la solution alcuin, au cours des ans, pour répondre aux besoins spécifiques des deux établissements. Le service informatique a ainsi créé un dispositif de paiement en ligne des frais de scolarité et de sécurité sociale intégré à l’inscription en ligne, un système d’évaluation des enseignements et un outil de reporting à part. Des interfaces vers des systèmes externes comme l’annuaire, le système de contrôle d’accès physique, etc. ont également été développées.

La clé de la réussite de la migration ? L’utilisation des services web de la solution alcuin, dès lors que cela est possible, car ils sont « bien documentés et maintenus par alcuin », explique Evelyne Le Roux. Les services web sont des couches logicielles d’intermédiation qui permettent les échanges standardisés entre applications sans solliciter directement les bases de données.

Aujourd’hui, Evelyne Le Roux prépare néanmoins le remplacement, dans la mesure du possible, des développements spécifiques par les fonctions standards intégrées depuis dans l’outil. « Plus de standardisation de notre système nous permettra de mieux tirer parti de la solution et de réduire nos charges d’exploitation », conclut-elle.

C’est un fait : la transformation numérique bouscule l’enseignement supérieur à une vitesse incroyable. Les universités qui proposent des enseignements très diversifiés par rapport aux écoles en prennent toute la mesure et accélèrent de plus en plus sur l’innovation pédagogique, que ce soit via des programmes digitaux ou des liens de plus en plus étroits avec les entreprises…