Directions formation : prenez une longueur d’avance en digitalisant vos processus administratifs et financiers
Le monde de la formation est en train de changer rapidement et profondément : à l’heure d’une nouvelle réforme de la formation professionnelle et avec la généralisation des nouvelles technologies (smartphones et tablettes, objets connectés, e-learning, etc.), les entreprises font face à une modification en profondeur de la manière dont les formations vont être dispensées aux salariés et par conséquent de la manière dont elles vont devoir gérer le développement de leurs compétences.
La révolution numérique, bien plus qu’un effet de mode, a investi également le monde de l’entreprise, et la digitalisation des contenus de formation aussi bien que des processus de formation sont devenues une nécessité pour garder le contrôle et relever dès aujourd’hui les nouveaux défis de la gestion des talents.
En matière de digitalisation des directions formation, l’enjeu est donc clairement de prendre de l’avance pour mieux absorber la nouvelle réforme et faciliter la relation avec les organismes de formation, qu’ils soient internes ou externes, ainsi que pour améliorer très vite ses performances en proposant de nouveaux services aux collaborateurs et aux managers. Voyons comment…
Une digitalisation des processus de formation à la traîne…
La digitalisation des contenus de formation est en marche depuis un certain temps déjà. MOOC, e-learning, social-learning et autres formations distancielles se sont répandus dans le paysage, qu’ils soient 100 % digitaux ou mixés avec de la formation présentielle, car ils répondent à de véritables attentes et présentent plusieurs avantages :
- Les contenus numériques apportent tout d’abord une certaine égalité d’accès à la formation pour tous les collaborateurs.
- Ils limitent clairement les contraintes temporelles, logistiques et géographiques qui pouvaient exister jusqu’alors, maximisant ainsi la productivité autour des actions de formation.
- Ils offrent des parcours de formation plus personnalisés et plus libres : les apprenants se forment à leur rythme et redeviennent davantage acteurs de leur formation.
Cette digitalisation offre donc de nouvelles opportunités en matière de modes d’apprentissage, engageant toujours plus l’apprenant et œuvrant donc pour un enrichissement permanent des compétences au sein des entreprises.
Par conséquent, les méthodes et politiques de formation sont appelées à évoluer en profondeur, mais force est de constater que, dans la plupart des entreprises, les processus de suivi des formations et de développement des compétences ne se digitalisent pas à la même vitesse ! Fichiers Excel et documents bureautiques sont encore largement utilisés pour gérer un grand nombre d’étapes de la formation :
- Le recueil et la qualification des besoins de formation des collaborateurs.
- La validation et les arbitrages entre les formations.
- La constitution et le suivi du plan de formation.
- L’inscription et la réservation des actions de formation.
- Le suivi administratif et logistique.
- Les évaluations de la qualité des formations.
Cette gestion « artisanale » de la formation en interne peut engendrer des difficultés, retards ou frustrations, aussi bien chez les collaborateurs qu’au niveau des directions formation , alors que la digitalisation de ces processus permettrait de répondre aux défis actuels et futurs pour que l’entreprise accompagne mieux le développement des compétences et des talents.
Les enjeux-clés de la digitalisation des directions formation
La transformation digitale qui consiste à déployer différentes technologies et services digitaux afin d’améliorer les performances de l’entreprise pousse les portes de la DRH : tous les métiers et les processus sont concernés.
La direction formation, dont l’objectif est de développer les compétences des collaborateurs ainsi que leur employabilité, doit donc accélérer sa digitalisation pour répondre à trois enjeux majeurs en s’appuyant sur de nouveaux outils et nouvelles méthodes de travail…
L’amélioration de la productivité autour des processus de formation
La digitalisation des processus de formation doit commencer par l’optimisation et l’automatisation des tâches chronophages. L’objectif est d’obtenir rapidement des gains de temps pour se recentrer sur le suivi pédagogique et la gestion des compétences. Sur ce point, s’équiper d’un logiciel de gestion de la formation adapté permet de rationaliser très vite la gestion administrative et présente plusieurs avantages :
- Mettre à disposition des collaborateurs et des managers un portail intégrant le recueil et la validation des besoins de formation.
- Faciliter la constitution du plan de formation en ligne grâce à des processus d’inscription et de réservation dématérialisés.
- Améliorer la communication par la diffusion en temps réel des indicateurs de suivi du plan et des évaluations des actions de formation à tous les niveaux de l’organisation.
La maximisation de l’engagement des collaborateurs dans leur formation
La digitalisation permet également de repositionner les collaborateurs en tant qu’acteurs de leur parcours de formation. Pour cela, il faut appliquer les nouveaux usages de la révolution numérique…
Grâce à la diffusion des offres de formation disponibles via un portail en ligne, les managers et les collaborateurs peuvent consulter eux-mêmes les offres déjà structurées (organismes et programmes déjà identifiés par la direction formation). Dès la phase de recueil des besoins, les collaborateurs sont mobilisés, ce qui renforce leur implication : leur engagement dans la formation est plus fort et les politiques de formation interne sont plus efficaces.
La simplification des process et des relations avec les organismes de formation internes et les organismes financeurs
Enfin, la digitalisation des processus de formation et l’utilisation d’outils de gestion innovants et adaptés permet de faciliter grandement la relation avec les organismes de formation, internes ou externes, que ce soit en amont des formations (constitution d’un catalogue de formations) ou en aval (planification, réservations, inscriptions aux sessions).
Ces trois enjeux sont d’autant plus importants que la nouvelle réforme de la formation professionnelle 2018 va venir les renforcer : CPF monétisé, application mobile consultable en direct par les salariés, fin des OPCA et création de France Compétences, etc.
Responsables formation : comment prendre une longueur d’avance ?
La question n’est pas de savoir s’il faut y aller mais plutôt comment y aller. D’autant plus qu’au-delà du pilotage administratif des actions de formation des collaborateurs, la direction formation est de plus en plus liée aux enjeux business de l’entreprise.
La première étape, c’est donc d’insuffler la culture du digital au sein des équipes RH : tout le service formation doit s’approprier les spécificités des nouveaux usages (e-learning, social-learning…) et en tenir compte au quotidien. Les responsables de la formation en entreprise doivent se recentrer sur le développement des compétences plutôt que sur la gestion administrative et financière. Pour cela, leurs logiciels de gestion de la formation peuvent leur être d’une grande aide.
D’ailleurs, pour vraiment prendre une longueur d’avance et créer de la valeur, il faut transformer le plan de formation en plan de développement des compétences !
