Logiciel alcuin RH d’automatisation de la gestion RH

Un des problèmes récurrents dans les projets de mise oeuvre ou d’évolution du SIRH concerne souvent les paramétrages des référentiels de données et des processus RH. Cela est d’autant plus vrai pour la gestion des compétences qui prend beaucoup de temps aux équipes RH. En effet, formaliser et paramétrer tous les référentiels nécessaires à une gestion des compétences fine n’est pas anodin !

C’est précisément pour cela que nous avons conçu le logiciel alcuin RH. Il capitalise 20 ans d’expérience et garantit un démarrage rapide pour les PME et ETI grâce à des fonctionnalités et des référentiels déjà prêts à l’emploi…

La philosophie du logiciel alcuin RH : une suite RH intégrée et clés en mains

Le logiciel alcuin RH a été pensé pour fournir aux gestionnaires RH un périmètre fonctionnel très complet. Nous voulions proposer aux PME et ETI toute la puissance d’une solution RH digne de ce nom avec des fonctionnalités prêtes à l’emploi et parfaitement adaptées.

Le logiciel alcuin RH est donc à la fois pré-paramétré et simple à utiliser. Son ergonomie a fait l’objet d’un travail de fond pour optimiser l’expérience utilisateur (UX). L’objectif étant qu’il y ait le moins de clics possible pour que les responsables RH ne perdent pas de temps. Cela permet une prise en main rapide des utilisateurs qui peuvent très vite commencer à utiliser l’outil en standard. Le temps nécessaire à la mise en oeuvre du projet est ainsi considérablement réduit.

Le logiciel alcuin RH permet également de se lancer simplement dans la gestion des compétences des collaborateurs. Le référentiel de compétences préchargé est très riche et très détaillé. Il intègre notamment en standard le répertoire des métiers ROME. Ce référentiel éprouvé concerne tous les secteurs d’activité. Les compétences y sont très détaillées, ce qui fait gagner beaucoup de temps dans la réflexion et la mise en place de la GPEC.

Certains processus tels que les campagnes d’entretiens sont déjà pré-paramétrés dans le logiciel. Il suffit d’importer la liste des collaborateurs dans l’annuaire RH, via une interface standard, puis d’ajuster l’organigramme par glisser / déposer (drag and drop) et il n’y a plus qu’à planifier les entretiens…

Logiciel alcuin RH : import de l’organigramme et gestion par drag and drop

Certaines organisations de taille moyenne ou intermédiaire ont les mêmes contraintes de GPEC  que les plus grosses structures. Elles doivent maîtriser une gestion complexe, qui évolue très vite, sans avoir des équipes RH suffisamment importantes pour les absorber facilement. Le logiciel alcuin RH répond précisément à cette situation pour permettre aux PME et ETI d’intégrer facilement la gestion des compétences et des talents dans leur quotidien.

Pour accompagner les utilisateurs et accélérer la prise en main de la solution, un espace documentaire est directement accessible depuis le logiciel. Il donne accès à des procédures et explications détaillées sur les différents modules : effectifs, métiers et compétences, entretiens d’évaluation, entretiens professionnels, risques professionnels, gestion de la formation, recrutement, mobilité interne, etc.

Les workflows pré-paramétrés du logiciel alcuin RH pour les entretiens d’évaluation

Avec 14.000 fiches de postes pré-intégrées dans le logiciel, alcuin RH permet de disposer d’un référentiel de compétences complet au sein duquel chaque compétence peut être évaluée. Les responsables RH peuvent donc facilement rechercher celles qui les intéressent et les intégrer à leur référentiel interne puis éventuellement les personnaliser si nécessaire.

Les responsables RH peuvent alors préparer et lancer leur campagne d’entretiens d’évaluation des compétences en ajoutant des questions additionnelles. Les workflows sont pré-paramétrés pour être utilisés directement :

  • Les managers sont prévenus des entretiens planifiés et à faire passer aux membres de leur équipe.
  • La validation de l’entretien permet d’envoyer automatiquement au collaborateur , sous forme de document, les données saisies dans le formulaire d’entretien.
  • Si le collaborateur demande des modifications, elles sont transmises au manager qui peut soit les accepter et les intégrer ou les refuser.
  • Le responsable RH est averti à l’issue des entretiens et peut clôturer sa campagne.

En plus de gérer tous les aspects liés aux capacités et connaissances des collaborateurs, le logiciel alcuin RH intègre également toute une dimension GPEC. Les fonctionnalités de scoring et d’analyse de proximité entre les différents métiers favorisent les prises de décision pendant ou après les entretiens, notamment en ce qui concerne la mobilité interne

Logiciel alcuin RH : scoring du référentiel des métiers

L’alimentation automatique du plan de développement des compétences à partir des demandes de formation

Le logiciel alcuin RH permet aussi de gérer automatiquement le lien entre le développement des compétences et les demandes de formation faites lors des entretiens. Toutes les demandes alimentent directement le plan de développement des compétences en préservant l’origine de la demande pour la traçabilité. Même si le manager a donné son accord de principe lors de l’entretien, la demande fait l’objet d’un arbitrage du service RH pour s’assurer du respect de l’enveloppe budgétaire définie.

Cet arbitrage est enregistré dans le plan de développement des compétences, ce qui permet d’apprécier immédiatement les impacts de leur modification et/ou simulation sur le plan global.

Logiciel alcuin RH : constitution rapide du plan de développement des compétences

Les automatismes ne s’arrêtent pas là et intègrent le recyclage des compétences. Lorsqu’un collaborateur arrive en fin d’habilitation, le logiciel alcuin RH anticipe la fin de validité et alimente automatiquement le plan avec le besoin de formation qui en découle. Les responsables RH passent ainsi de la gestion du plan de formation au plan de développement des compétences du jour au lendemain, directement et sans difficulté.