Quel état de l’art pour le système d’information des organismes de formation en 2022 ?

Les organismes de formation vivent depuis plusieurs années des changements structurels majeurs : réforme de la formation professionnelle, modification des circuits de financement, intégration de l’apprentissage, CPF, certification Qualiopi … Et quelles que soient les nouvelles stratégies business et marketing déployées pour adresser ces enjeux, force est de constater que le système d’information en est souvent un des facteurs clés de succès les plus déterminant ! Mais quels sont les critères à prendre en compte pour bien le construire ? Les principales difficultés à anticiper ? Comment faire les bons choix en matière de logiciels ? Voici un point sur l’état de l’art des systèmes d’information pour les organismes de formation en 2022…

S’assurer de pouvoir gérer toutes les activités de manière transverse

Pour répondre à ces changements profonds, les organismes de formation ont tendance à se regrouper ou à s’organiser en réseaux, que ce soit via des partenariats, des regroupements juridiques ou sous une marque commune. Les modèles d’organisation deviennent multi-activités, multisites, multi-entités… ce qui créé des problématiques de partage de ressources et d’informations entre toutes les parties prenantes que le système d’information doit prendre en charge. En effet, le marché de la formation n’a de cesse de se complexifier avec davantage d’acteurs impliqués tout au long des processus : les entreprises, les OPCO, les acteurs publiques et Pôle Emploi, mais aussi désormais les salariés en tant que particuliers qui sont plus libres de mobiliser directement leur CPF.

De plus, toutes ces évolutions s’accompagnent d’une accélération des changements technologiques qui renforcent les exigences de digitalisation. Cela suppose de pouvoir inclure davantage de collaboratif et d’agilité, aussi bien en interne qu’en externe ! Un vrai casse-tête pour les organismes de formation qui doivent faire converger ces besoins de mutualisation avec des modes de fonctionnement internes encore trop souvent cloisonnés et bridés par une myriade d’outils différents et pas suffisamment intégrés. Une situation qui complexifie la gestion opérationnelle au quotidien et retarde la transformation en matière de dématérialisation, d’harmonisation des processus et de pilotage de l’activité…

Garantir l’efficience de l’organisation du centre de formation est donc devenu indispensable et cela repose étroitement sur le système d’information et le choix des outils qui le composent.

Prendre en compte les attentes de TOUS les utilisateurs

Dès lors qu’il s’agit d’acquérir un nouvel outil pour enrichir le système d’information, les DSI ont bien évidemment de nombreuses attentes en termes de fiabilité afin de garantir la meilleure continuité de service, ainsi qu’en termes de sécurité et de confidentialité des données. Mais pour réussir à digitaliser le fonctionnement de l’organisme de formation avec succès , ce sont aussi les critères d’intégration et d’autonomie qui vont rentrer en compte. En effet, aucune solution ne pouvant couvrir l’ensemble des besoins fonctionnels, il est donc indispensable de faciliter les interfaces de données synchrones et asynchrones selon le cas.

Pour cela, le choix d’un ERP adapté aux organismes de formation situé au cœur du système d’information est indispensable, car il permet de centraliser les référentiels de données et les processus cœur de métier. Il garantit également l’intégrité des données échangées avec les autres applications composant le système.

Le choix de l’ERP permet également de répondre aux attentes clés des utilisateurs qui veulent réaliser un maximum de tâches dans un seul outil. Avec des conceptions d’offres de formation de plus en plus personnalisées, il est essentiel de pouvoir s’appuyer sur une solution capable d’automatiser un certain nombre de tâches pour simplifier les processus administratifs, d’achat et de facturation au quotidien. A l’heure où les exigences de dématérialisation vont encore s’accélérer, il est urgent de supprimer toutes les double-saisies et sources d’erreur qui vont avec…

DSI et utilisateurs métier se rejoignent donc sur la nécessité de s’appuyer sur un ERP centralisé qui constitue la pierre angulaire du système d’information afin de rationaliser et homogénéiser les processus. Une attention particulière sera également portée sur les capacités de personnalisation de la solution afin de pouvoir s’adapter au contexte de l’organisme de formation et à l’évolution de ses offres.

 

Pour bien comprendre tous ces nouveaux enjeux et vous aider à transformer votre organisme de formation avec succès, n’hésitez pas à télé charger notre fiche pratique :

Gérer le changement avec succès

Déployer un ERP dans une organisation peut apporter des ruptures sur certains usages et bousculer certaines personnes, il est donc essentiel de sécuriser la conduite du changement. Sur ce point, les fonctionnalités de l’outil seront aussi importantes pour l’adhésion des utilisateurs que la manière dont l’ERP sera déployé. C’est bien le choix d’une solution adaptée et la pertinence de la méthodologie de déploiement qui feront le succès du projet et permettront d’avoir un système d’information à l’état de l’art.

La conduite du changement sera déterminante pour faire adhérer, motiver et rassurer tous les utilisateurs en agissant sur les quatre dimensions :

• La culture : qu’est-ce qui est en conflit ou en phase avec les pratiques existantes ?
• La structure : comment l’organisation des services et des postes va être impactée ?
• Le capital humain: quelles nouvelles compétences devront être développés ?
• Le métier: comment les méthodes de travail et les processus existants vont-ils être impactés ?

 

La force d’alcuin est de proposer un ERP parfaitement adapté aux organismes de formation ainsi qu’une démarche globale de déploiement inclusive et centrée sur l’usage !

Notre solution permet de gérer les activités des organismes de formation sur tous leurs marchés, et répond aux nombreux enjeux de transformation avec pragmatisme.

Alors, n’attendez plus pour gérer toutes vos activités dans une solution unique, conforme aux dernières réglementations et orientée business, demandez une démo personnalisée !