L’école de management Toulouse Business School construit son système d’information avec alcuin

Un logiciel de gestion de la scolarité dans l’enseignement supérieur onstitue le socle du système d’information d’une école de management et doit pouvoir s’adapter et s’intégrer avec l’ensemble des autres applicatifs utilisés.

Découvrez ainsi le retour d’expérience de l’école de management Toulouse Business School qui achève l’installation de la solution d’alcuin pour la gestion de ses institutions dispensant des formations initiales et continues. L’adaptabilité de la solution alcuin au contexte fortement diversifié a joué un rôle clé dans le succès d’un projet mené dans le respect des délais et du budget.

L’adaptabilité. Si une qualité a compté par-dessus tout dans le succès de la mise en œuvre de la solution de gestion des formations d’alcuin à l’école Toulouse Business School (TBS), c’est bien celle-là. Toulouse Business School se caractérise en effet par une offre variée de formations à travers ses programmes Grande école et Bachelor, ses différents MSc, MBA et Mastères Spécialisés, et ses programmes Executive Education – qu’elle propose à un public tout aussi diversifié d’étudiants, de cadres et d’entreprises.

En outre, l’école est installée sur trois campus différents, à Toulouse (2 sites), Barcelone, Casablanca et possède une antenne à Paris. « Nous souhaitions remplacer plusieurs outils qui devenaient obsolètes par une solution unique et intégrée en mesure de gérer, pour nos différents sites, l’ensemble de nos processus de formation, quel que soit le programme : de la construction des parcours à la diplomation des étudiants, en passant par la planification des salles, les inscriptions et admissions des étudiants, le suivi de leur scolarité et la facturation.

L’adaptabilité de la solution à la variété de nos processus et aux réformes susceptibles d’intervenir (pédagogiques, réglementaires, institutionnelles) a présidé au choix de la solution », confirme Georges Forn, directeur des Systèmes d’information de TBS. L’utilisation de l’outil par plusieurs autres écoles de commerce présentant des profils analogues a conforté TBS dans son choix.

Ecole de management triplement accréditée AACSB, Equis EFMD et AMBA, Toulouse Business School (anciennement ESC Toulouse) forme des managers audacieux, éthiques, ouverts et enthousiastes.

Le projet a été lancé en mai 2012 après le choix de la solution alcuin, avec l’objectif de basculer la gestion de tous les parcours de formation initiale vers la nouvelle solution, en une seule fois, dès la rentrée de septembre 2013.

Le déploiement pour les programmes de formation continue s’est, quant à lui, étalé entre janvier et mai 2014 au gré du calendrier des sessions. Grâce à un travail préparatoire minutieux au cours de l’été 2013, qui a consisté à dérouler plusieurs scénarios tests pour valider le bon fonctionnement, la mise en production des modules dédiés aux formations initiales s’est déroulée sans heurts. Les utilisateurs ont pris l’outil en main sans formation à proprement parler, en s’appuyant sur une documentation pratique rédigée par l’équipe d’assistance à maîtrise d’ouvrage. « Le projet a été mené dans le respect des délais et du budget initial », se félicite le DSI.

Utilisé quotidiennement par environ 70 assistants pédagogiques et autres planificateurs, la solution est notamment appréciée pour son intégration visuelle et fonctionnelle à l’environnement Windows des postes de travail. « Les possibilités d’import-export vers les outils de Microsoft Office facilitent le travail quotidien des équipes pédagogiques utilisatrices », souligne Georges Forn. L’architecture technique moderne de la solution permet, en outre, de l’interfacer avec d’autres composants du système d’information de l’école, comme la comptabilité, la paie ou l’annuaire.

La prochaine étape ? « Mettre en place de nouvelles fonctionnalités qui vont permettre, par exemple, de dématérialiser de bout en bout la chaîne d’inscription et de proposer du self-service en ligne aux enseignants et étudiants », explique Georges Forn. Avec alcuin, à Toulouse Business School, la transformation numérique fait école.

Selon Florence LACOSTE, Directrice Ajointe TBS – PGE : « Cockpit* est un outil de gestion simple et pragmatique. Il nous a permis de gérer l’intégralité de nos activités depuis l’inscription de nos étudiants jusqu’à leur diplomation. L’intégration de la planification a notamment été un véritable atout, à la fois en termes de gain de temps pour les équipes en charge de cette fonction et pour la qualité du service offert à nos étudiants. Compte tenu de la fiabilité de l’information dont nous disposons à tout moment, nous pouvons progresser dans la personnalisation des parcours que nous proposons à nos étudiants. Particulièrement adapté à nos besoins de gestion, Cockpit est un véritable atout maître pour le programme. »

* Cockpit est le nom donné à la solution alcuin par TBS.

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